SaaS czy ekosystem? Ukryte koszty rozproszonych narzędzi w firmie
Ostatnia dekada przyzwyczaiła firmy do jednego modelu: wybierz najlepszy produkt do każdej funkcji. Osobny CRM, osobny system do projektów, osobne narzędzie do faktur, do HR, do raportów. Każde z osobna działa dobrze. Problem pojawia się w momencie, w którym trzeba je ze sobą połączyć – a to zwykle oznacza ręczne przeklejanie danych z jednego systemu do drugiego.
Podejście best-of-breed sprawdza się w wielu sytuacjach. W organizacji z ustalonymi, powiązanymi procesami prowadzi jednak zwykle do zestawu narzędzi, które nie rozmawiają ze sobą – a most między nimi buduje na co dzień zespół, ręcznie i regularnie.
To nie jest tekst przeciwko SaaS. Narzędzia SaaS sprawdzają się dobrze w startupach, które dopiero szukają swoich procesów, albo przy pojedynczych, niepowiązanych funkcjach. Warto natomiast przyjrzeć się bliżej sytuacji, w której kilkanaście osobnych systemów ma zintegrować się samo – bo w praktyce zwykle się nie integruje.
Ukryte koszty rozproszonych systemów SaaS
Firma o dojrzałych procesach, która przez kilka lat wybierała „najlepsze” narzędzie do każdej funkcji, kończy zwykle z 10–20 systemami, które się nawzajem nie widzą. Objawy są zwykle podobne:
- pracownicy logują się osobno do kilkunastu aplikacji i mają otwarte tyle samo zakładek,
- dane o tym samym kliencie żyją w kilku miejscach jednocześnie i różnią się między sobą,
- raport „jak nam idzie kwartał” to kilka godzin ręcznego sklejania eksportów w Excelu,
- każda integracja między dwoma systemami to osobny projekt, osobny koszt i osobny punkt awarii.
Żaden z tych kosztów nie widnieje na fakturze za licencje. Pojawia się w czasie, jaki pracownicy poświęcają na przeklejanie i porządkowanie danych – a ten koszt rzadko jest gdziekolwiek liczony, choć bywa najwyższy ze wszystkich.
Jak ekosystem integruje dane i procesy
Ekosystem złożony z Power Platform, Dynamics 365, Teams, SharePoint, Power BI, Outlooka i Azure różni się od zestawu osobnych produktów tym, że działa na wspólnym modelu danych. W praktyce oznacza to kilka rzeczy:
- dane przepływają między aplikacjami bez budowania osobnych integracji, bo znajdują się w jednym modelu, a nie w kilku niezależnych bazach,
- użytkownik loguje się raz i porusza się w środowisku, które zna, bo korzysta z tego samego Microsoftu, w którym pisze maile,
- Power BI pobiera dane na bieżąco z systemów operacyjnych, dzięki czemu znika potrzeba ręcznych eksportów,
- Teams staje się miejscem, w którym faktycznie dzieje się praca, a nie kolejną skrzynką do sprawdzania.
Dedykowana aplikacja budowana w takim ekosystemie nie dokłada kolejnego, osobnego narzędzia do już istniejącego zestawu – łączy systemy, które firma już ma. Handlowiec widzi historię klienta wprost w Teams, kierownik ma aktualne KPI w Power BI bez proszenia nikogo o eksport, a nowy pracownik uczy się jednego środowiska zamiast piętnastu interfejsów.
Przykład liczbowy: ile można zyskać dzięki integracji
Poniższy przykład ma charakter ilustracyjny, ale dobrze pokazuje, gdzie w takich projektach kryje się główna wartość.
Firma usługowa, 150 osób
Pięć osobnych systemów SaaS: CRM, projekty, HR, faktury, BI. Koszt licencji: ok. 18 000 zł miesięcznie. Narzędzia się nie komunikują – dane są przeklejane ręcznie albo przez pliki CSV.
Po przejściu na Power Platform połączony z Microsoft 365 i Dynamics 365: jedno środowisko, jedno logowanie, Power BI pobierające dane na bieżąco. Raport, który wcześniej zajmował 3–4 godziny tygodniowo, jest dostępny od razu. Ręczne przepisywanie danych znika.
Efekt: koszt licencji spadł o ok. 35%. Większa część zysku jest jednak gdzie indziej – pracownicy działają w jednym, znanym już środowisku, a czas wdrożenia nowych osób jest bliski zera. Tego elementu żadne zestawienie licencji nie pokazuje, a w praktyce okazuje się on najważniejszy.
Kiedy pojedyncze narzędzie SaaS ma sens
Osobny SaaS bywa dobrym wyborem, gdy funkcja jest rzeczywiście odrębna i nie ma powiązań z resztą procesów, gdy firma dopiero wypracowuje swoje procesy i nie chce ich jeszcze zaszywać w systemie, albo gdy konkretny produkt jest na tyle wyspecjalizowany, że nic w ekosystemie mu nie dorównuje. To realne scenariusze i nie ma w nich nic złego.
Wyzwanie pojawia się tam, gdzie organizacja o ustalonych, powiązanych procesach decyduje się na kilkanaście takich narzędzi jednocześnie, a później mierzy się z rosnącymi kosztami integracji. Im dojrzalsza firma, tym więcej procesów przechodzi przez te silosy – i tym drożej to kosztuje.
Podsumowanie: jedno środowisko czy piętnaście narzędzi
Warto zestawić koszt licencji z kosztem czasu, jaki pracownicy poświęcają na przeklejanie danych między systemami. W wielu firmach ten drugi koszt jest wyższy, choć rzadko bywa liczony. Jedno środowisko, w którym firma już pracuje na co dzień, pozwala go ograniczyć – i dodatkowo skraca czas wdrożenia nowych pracowników.
Zamiast szukać piętnastu najlepszych narzędzi, warto sprawdzić, czy środowisko, w którym firma już działa, nie potrafi zrobić czegoś, czego żadne osobne narzędzie nie potrafi: rozmawiać samo ze sobą.
